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事例出演の決定権を握るのは「担当者」ではない、営業が会ったこともないあの人(2)

(前回のつづき)http://customerwise.jp/blog/index.php/archives/3270

では「営業マンが商談のとき口頭で依頼する」のではなぜNGなのか。商談のときに切り出すのは全く問題ありません。NGなのは口頭で頼んでいること。いや、正確には「口頭だけ」で頼んでいることです。

 どうして「口頭だけ」で依頼するのはだめなのでしょうか。それは先ほど述べたとおり、事例出演の可否を決定するのは、商談のときに目の前にいる担当者ではないからです。必ず直属上司や広報部、マーケティング部などの承認を得なければいけません。

 その前提がある中、担当者に「口頭だけ」で出演依頼を頼んだらどうなるか。その担当者は、直属上司や広報部にまた、口頭で説明しなければいけません。あるいはメールなど文書を書かなければいけません。

 みなさんが担当者だったら、業務で多忙な中、そんな面倒なことをするでしょうか。筆者はやらないと思います。

 ただしユーザー側の担当者としては、自分に頼み事をしてきた営業担当者に「面倒だったから、話を上にあげていない」とは答えられないわけです。そのかわり「今バタバタしてるから」とか「ウチはあまり前例ないから」と答えることになります。

 本当にそのとき「バタバタしていて多忙」というケースもあるでしょう。しかしそれと同じぐらいに、実際には相手の会社内で検討すらされていない、不戦敗になっている可能性もあるわけです。

 正面から頼んで断られるならともかく、不戦敗は避けたいところです。ではいったいどうすればいいのでしょうか。

 その方法は「事例申し込みのA4一枚の紙を渡すこと」、これに尽きます。メールでPDFを送っても構いません。要は口頭で頼むほかに、必ず文書を介在させることです。

 文書さえ渡せば、担当者はあれこれ考える必要もなく、ただその文書を直属上司や広報部に、「取引先からこういう依頼が届いたんですが…」といって渡せばよくなります。要は、これは仕事の大基本である「取引先に負担をかけない」「取引先の面倒な作業を減らす」ということを実行しているわけです。

 この依頼書は、見たことも会ったこともない広報部の人が読むことを想定して書かなければいけません。対面して依頼するわけではないので、文章が独り立ちしていなければいけません。

この依頼書のひながたは誰が作るか。これはやはり営業部門ではなく、事例記事に出演してほしいマーケティング部の仕事となります。

 営業担当者の話術や親密度に依存しない、事例出演依頼の「システム化」、これを実現するのはマーケティング部の業務です。そのシステム化を実現するための、最初の一歩であり重要な一歩となるのが「一枚ものの依頼文書を作ること」なのです。

※ NIKKEI ITPRO MARKETINGより転載。禁・無断転載
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